martes, 17 de febrero de 2009

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo.Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseño de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.



Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo


Tamaño del campo

* Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255.

* Para los campos Numérico, las opciones son:

Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.

Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.

Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.

Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.

Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.

Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.

Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb)

Los campos Autonumérico son Entero largo.


Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son:

Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.

Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows como puede ser €.

Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.

Fijo: presenta los valores sin separador de millares.

Estándar: presenta los valores con separador de millares.

Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).

Científico: presenta el número con notación científica.

Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y
Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.

Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.

Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00.
El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999.

Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.

Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.

Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.

Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado.

Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado.

***Nota: El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de verificación por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificación y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la pestaña Búsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto.

Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se tendrían que crear formatos personalizados.

COMO SE MODIFICA UNA TABLA DE DATOS

Modificar el diseño de una tabla.

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una modificación en su diseño:
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera.
Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseño en el menú contextual.
Aparecerá la ventana de diseño de tablas.
Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias.
Para añadir un nuevo campo, ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo, o bien, situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botón de la pestaña Diseño, en este último caso el nuevo campo se insertará delante del que estamos posicionados.
Para eliminar un campo, posicionarse en el campo y hacer clic en el botón de la pestaña Diseño.
o bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del.
Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo también desaparecerán.

Por último, guardar la tabla. .

Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:

Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploración.
Desde el Panel de Exploración hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opción en el menú contextual.
Si estamos en la vista de Diseño de tabla, hacer clic sobre el botón Vistasde objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaña Inicio o diseño.
En los tres casos aparecerá la ventana Hoja de datos:
1.- Cada fila nos sirve para introducir un registro.
2.- Escribir el valor del primer campo del registro.
3.- Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.
Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro.
En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estabamos introduciendo se almacenará, no es necesario guardar los registros de la tabla.
Hacer clic sobre el botón Cerrar para terminar con dicha tabla.

Si lo que queremos es borrar un registro entero:
Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro.
El registro quedará seleccionado.
Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el boton Eliminar que se encuentra en el panel Registros de la pestaña Inicio.

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Si lo que queremos es modificar algún valor introducido no tenemos más que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.
Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista Diseño haciendo clic sobre el botón de Vista de objeto de la pestaña Inicio.

Desplazarse dentro de una tabla.

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento:
La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de registros de la tabla.
El recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual.
Al final donde pone de 3 nos indica el número total de registros que en nuestro caso es tres.

También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.

COMO CREAR UNA TABLA DE DATOS

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:

1.- El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.

2.- Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica

3.- Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos.

4.- Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con acceso al mismo sitio.


Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño.

Este método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves, etc...

Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño es seleccionando la vista desde la pestaña Hoja de datos, o haciendo clic en el botón de Vista de Diseño en la barra de estado


Aparecerá la vista de Diseño de la tabla

En la pestaña tenemos el nombre de la tabla.

A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente.

En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que estamos definiendo.

PASOS A SEGUIR PARA CREAR UNA BASE DE DATOS

Para crear una base de datos debemos:

  1. Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office (haciendo clic en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla).
  2. Aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft Office Access.

  3. Selecciona la opción Base de datos en blanco.

  4. En la parte inferior también podrás seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos basada en ella.

  5. A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:


  6. Aquí deberás indicar el Nombre de archivo de la base de datos.
  7. Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botón Buscar ubicación .

  8. Se abrirá un cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardará.

  9. En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos.

  10. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada.

  11. Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.
  12. En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos.

  13. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

  14. Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access.

  15. En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá la ruta y el nombre que escogiste.

  16. Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.

  17. Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB.

  18. Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.

  19. Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas.

  20. Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.

  21. En principio sólo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access creará por defecto.

  22. Puedes ocultarlo haciendo clic en el botón Ocultar.

COMO ABRIR Y CERRAR ACCESS 2007

Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2007.
1.- Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se iniciará el programa.

2.- Desde el icono de Access 2007 del escritorio .


Veamos las dos formas básicas de cerrar Access 2007.

Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
* Hacer clic en el botón cerrar
* Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
* Hacer clic sobre el Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access .